Számlakezelés és Operáció Automatizálása egy App Marketing Ügynökségnél

LEÍRÁS

Ügyfelünk egy nemzetközi mobilalkalmazás-marketing ügynökség, amely több tucat alkalmazás hirdetési kampányait kezeli különböző platformokon. A vállalat napi szinten dolgozott olyan rendszerekkel, mint a Google Ads, Apple Ads és egyéb hirdetési platformok, miközben a kampányokhoz kapcsolódó pénzügyi adminisztrációt is házon belül végezte.

A gyors növekedés következtében egyre nagyobb mennyiségű számla, tranzakció és pénzügyi dokumentum érkezett be a szervezethez. A különböző szolgáltatók eltérő számlázási logikát alkalmaztak: voltak havi összesítő számlák, tranzakciónként generált dokumentumok, illetve előre feltöltött egyenleghez kapcsolódó számlák is. A vállalat működésében egyre nagyobb terhet jelentett ezek nyomon követése és rendszerezése.

PROBLÉMA

A számlák több különböző forrásból, különböző e-mail címekre és csatornákon keresztül érkeztek be. Emiatt a pénzügyi és operációs csapat jelentős időt töltött azzal, hogy összegyűjtse, rendszerezze és feldolgozza a dokumentumokat.

Különösen nagy kihívást jelentett a számlák és a bankkártyás tranzakciók összepárosítása. Mivel a különböző hirdetési platformok eltérő számlázási modelleket használtak, sok esetben manuális ellenőrzésre volt szükség annak megállapításához, hogy egy adott terheléshez tartozik-e megfelelő számla.

A problémát tovább növelte, hogy a külföldi szolgáltatóktól érkező számlák nem jelentek meg automatikusan a NAV-adatszolgáltatásban, ezért ezek hiánya gyakran csak a havi zárási folyamat során derült ki. A hiányzó dokumentumok felkutatása rendszeres plusz munkát jelentett a pénzügyi csapatnak és a könyvelőknek, miközben a marketinges kollégákat is folyamatosan bevonta az adminisztrációs feladatokba.

A vállalat vezetése egy olyan megoldást keresett, amely nemcsak a dokumentumok kezelését automatizálja, hanem átláthatóbbá teszi a teljes pénzügyi működést és csökkenti a manuális ellenőrzések számát.

MEGOLDÁS

A projekt első lépéseként újraszerveztük a számlák befogadásának teljes folyamatát. Kialakításra került egy központi operációs e-mail cím, amelyen keresztül minden beszállítói és platformszámla egységesen érkezett be a rendszerbe. A beszállítók és alvállalkozók számára meghatározásra kerültek a számlabeküldés szabályai, míg a hirdetési platformokon a megfelelő számlázási kapcsolatok és értesítési címek kerültek beállításra.

Ezt követően egy automatizált dokumentumfeldolgozó rendszert alakítottunk ki, amely folyamatosan figyelte a beérkező számlákat. A rendszer automatikusan felismerte a csatolmányokat, archiválta azokat a vállalat felhőalapú tárhelyén, majd továbbította a belső adminisztrációs felületre.

A dokumentumokat AI-alapú adatfeldolgozás elemezte, amely automatikusan kinyerte a számlák legfontosabb adatait, beleértve a partnerinformációkat, összegeket, dátumokat és a számlatételek részleteit. A feldolgozott számlák egy központi várólistára kerültek, ahol a munkatársaknak már nem az adatbevitel, hanem kizárólag az adatok ellenőrzése és jóváhagyása maradt feladatként.

A rendszer automatikus értesítéseket küldött a vállalat Slack csatornáira is, így az érintett kollégák azonnal értesültek az újonnan érkezett számlákról és a feldolgozásra váró tételekről.

A projekt egyik legfontosabb eleme a pénzügyi összerendelések automatizálása volt. A rendszer összekapcsolásra került a vállalat számlázási és pénzügyi rendszereivel, így lehetővé vált a beérkező számlák automatikus párosítása a NAV-adatszolgáltatásból érkező dokumentumokkal, illetve a bankkártyás tranzakciókkal. Ennek eredményeként a pénzügyi csapat valós időben láthatta azokat a tételeket, amelyekhez még hiányzott számlakép vagy dokumentáció.

A másik kiemelt fejlesztési terület a költséghely- és projektkezelés volt. A beérkező számlák projektekhez, ügyfelekhez vagy költséghelyekhez rendelhetők lettek, amely lehetővé tette a vezetőség számára a projektek pénzügyi teljesítményének részletes nyomon követését.

EREDMÉNY

A projekt eredményeként a számlák feldolgozása egységes, átlátható és nagyrészt automatizált folyamattá vált. A korábbi manuális dokumentumgyűjtés, átnevezés, archiválás és adatbevitel gyakorlatilag megszűnt, így a pénzügyi és operációs csapat jelentős mennyiségű időt tudott felszabadítani.

A hiányzó számlák száma drasztikusan csökkent, mivel a rendszer automatikusan jelezte azokat a tranzakciókat vagy NAV-adatszolgáltatásból érkező tételeket, amelyekhez nem tartozott megfelelő dokumentáció. Ez jelentősen mérsékelte a könyvelési korrekciók és utólagos egyeztetések számát.

A projektalapú pénzügyi nyilvántartás révén a vezetőség pontosabb képet kapott az egyes ügyfelek és kampányok nyereségességéről. Az addig nehezen követhető költségek és bevételek átláthatóvá váltak, ami megalapozottabb üzleti döntéseket tett lehetővé.

A megoldás nem csupán a számlakezelést egyszerűsítette, hanem egy stabil, skálázható operációs rendszert hozott létre, amely képes támogatni a vállalat további növekedését anélkül, hogy az adminisztratív terhek arányosan növekednének.